只有建立客户档案，充分了解客户的信息，销售员才能更准确地定位客户，抓住销售的重点，从而避免无效销售活动的发生。
了解客户是销售获得成功的关键。世界权威销售专家杜雷?勃德曾说过：“只有对客户已经有所了解，才能更好地去销售产品，对客户的了解要比我们对自己产品的了解还重要。”建立客户档案就是了解客户的一条重要途径。
建立完善的客户档案对于提高销售效率，与客户建立长期稳定的业务联系，具有重要的意义，对此，销售大师乔?吉拉德深有感触。
乔·吉拉德刚开始做销售工作时，常把收集到的客户资料写在纸上，塞进抽屉里。后来，有几次因为缺乏整理，忘记追踪某一位准客户，他开始意识到动手建立客户档案的重要性，于是去文具店买了笔记本和一个小小的卡片档案夹，建立起了他的客户档案。
乔·吉拉德认为，销售员应该像一台机器，具有录音机和电脑的功能，在和客户交往的过程中，要将客户所说的有用情况全部记录下来，以便从中收集一些有用的材料。
乔·吉拉德说：“在建立自己的卡片档案时，你要记下有关客户和潜在客户的所有资料，他们的孩子、嗜好、学历、职务、成就、旅行过的地方、年龄、文化背景及任何与他们有关的事情，这些都是有用的销售情报。所有这些资料都可以帮助你接近客户，使你能够更有效地跟客户讨论问题，谈论他们自己感兴趣的话题。有了这些材料，你就会知道他们喜欢什么，不喜欢什么，你可以让他们高谈阔论，兴高采烈，手舞足蹈。只要你有办法使客户心情舒畅，他们就不会让你失望。”
那么我们该怎样做才能建立起一套科学完整的客户档案呢？具体我们要做好以下三方面的内容。
1、客户档案管理对象。
（1）从时间序列来划分：包括老客户、新客户和未来客户。以未来客户和新客户为重点管理对象。
（2）从交易过程来划分：包括曾经有过交易业务的客户、正在进行交易的客户和即将进行交易的客户。对于第一类客户，不能因为交易中断而放弃对其的档案管理；对于第二类的客户，需逐步充实和完善其档案管理内容；对于第三类客户，档案管理的重点是全面收集和整理客户资料，为即将展开的交易业务做准备。
（3）从客户性质来划分：包括政府机构（以国家采购为主）、特殊公司（与本公司有特殊业务等）、普通公司、顾客（个人）和交易伙伴等。这类客户因其性质、需求特点、需求方式、需求量等不同，对其实施的档案管理的特点也不尽相同。
（4）从交易数量和市场地位来划分：包括主力客户（交易时间长、交易量大）、一般客户和零散客户。不言而喻，客户档案管理的重点应放在主力客户上。
2、客户档案管理内容。
（1）客户基础资料，即企业所掌握的客户的最基本的原始资料，是档案管理应最先获取的第一手资料。这些资料主要是通过销售员进行的客户访问搜集起来的。
客户基础资料主要包括客户的名称、地址、电话；所有者、经营管理者、法人（这三项应包括其个人性格、嗜好、家庭、学历、年龄、能力等方面）；创业时间、与本公司交易时间、企业组织形式、业种、资产等方面。
（2）客户特征。服务区域、销售能力、发展潜力、经营观念、经营方针与政策、企业规模（职工人数、销售额等）、经营管理特点等。
（3）业务状况。主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等。
（4）交易活动现状。主要包括客户的销售活动状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策；企业信誉与形象、信用状况、交易条件、以往出现的信用问题等。
3、客户档案管理方法。
作为客户档案管理的基础工作，是建立客户档案卡，采用卡的形式，主要是为了填写、保管和查阅方便。
客户档案卡主要记载客户的基础资料，这种资料的取得，主要有三种方式：
（1）由销售员进行市场调查和客户访问时整理汇总。
（2）向客户寄送客户资料表，请客户填写。
（3）委托专业调查机构进行专项调查。
通过这三种渠道取得信息后，再进行整理汇总，填入客户档案卡。
在上述三种方式中，第一种方式是最常用的。第二种方式由于客户基于商业秘密的考虑，不愿提供全部翔实的资料，或者由于某种动机夸大某些数字（如企业实力等），所以对这些资料应加以审核。但一般来讲，由客户提供的基础资料绝大多数是可信的且应比较全面。第三种方式主要是由于用于搜集较难取得的客户资料，特别是危险客户的信用状况等，但需要支付较多的费用。
1、建立客户档案时，需要根据客户情况的变化，不断地加以调整，清除过旧资料；及时补充新资料，不断地对客户的变化进行跟踪记录。
2、建立客户档案时，我们工作的重点不仅应放在现有客户上，而且还应更多地关注未来客户或潜在客户，为企业选择新客户、开拓新市场提供资料。
3、客户档案管理应“用重于管”，提高档案的质量和效率。不能将客户档案束之高阁，应以灵活的方式及时全面地提供给销售人员和有关人员使用。