当我打电话给某单位。就能听到对方亲切、优美的招呼声，若一接通。心里一定会很愉快，使双方对话能顺利展开，对该单位有了较好的印象。电话中只要稍微注意一下自己的行为就会给对方留下完全不同的印象。同样说：好，这里是XX公司 但声音清晰、悦耳、吐字清脆，给对方留下好的印象，对方对其所在单位也会有好印象。因此要记住，接电话时，应有代表单位形象 意识。
一、重要的第一声
当我打电话给某单位。就能听到对方亲切、优美的招呼声，若一接通。心里一定会很愉快，使双方对话能顺利展开，对该单位有了较好的印象。电话中只要稍微注意一下自己的行为就会给对方留下完全不同的印象。同样说：好，这里是XX公司 但声音清晰、悦耳、吐字清脆，给对方留下好的印象，对方对其所在单位也会有好印象。因此要记住，接电话时，应有“代表单位形象”意识。
二、要有喜悦的心情
打电话时我要保持良好的心情。给对方留下极佳的印象，这样即使对方看不见你但是从欢快的语调中也会被你感染。由于面部表情会影响声音的变化，所以即使在电话中，也要抱着对方看着我心态去应对。
三、端正的姿态与清晰明朗的声音
打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食。弯着腰躺在椅子上，即使是懒散的姿势对方也能够听得出来。如果你打电话的时候。对方听你声音就是懒散的无精打采的若坐姿端正，身体挺直，所发出的声音也会亲切悦耳，充溢活力。因此打电话时，即使看不见对方，也要当作对方就在眼前，尽可能注意自己的姿势。声音要温雅有礼。应保持适当距离，以恳切之话语表达。口与话筒间。适度控制音量，以免听不清楚、滋生误会。或因声音粗大，让人误解为盛气凌人。
四、迅速准确的接听
现代工作人员业务繁忙。听到电话铃声，桌上往往会有两三部电话。应准确迅速地拿起听筒，接听电话，以长途电话为优先，最好在三声之内接听。电话铃声响一声大约 3秒种，若长时间无人接电话，或让对方久等是很不礼貌的对方在等待时心里会十分急躁，单位会给他留下不好的印象。即便电话离自己很远，听到电话铃声后，附近没有其他人，应该用最快的速度拿起听筒，这样的态度是每个人都应该拥有的这样的习惯是每个办公室工作人员都应该养成的如果电话铃响了五声才拿起话筒，应该先向对方道歉，若电话响了许久，接起电话只是喂一声，对方会十分不满，会给对方留下恶劣的印象。
五、认真清楚的记录
随时牢记 5W2H技巧。接电话具有相同的重要性。电话记录既要简洁又要完备，所谓 5W2H指 ① When何时② Who何人 ③ Where何地 ④ What何事 ⑤ Why为什么 ⑥ HOW如何进行 ⑦HowMani进行的怎么样。工作中这些资料都是十分重要的对打电话。有赖于 5WIH技巧。
六、有效电话沟通
上班时间打来的电话几乎都与工作有关。不可敷衍，公司的每个电话都十分重要。即使对方要找的人不在切忌粗率答复：「他不在」即将电话挂断。接电话时也要尽可能问清事由，防止误事。对方查询本部门其它单位电话号码时，应迅即查告，不能说不知道。首先应确认对方身份、解对方来电的目的如自己无法处理。委婉地探求对方来电目的就可不误事而且赢得对方的好感。也应认真记录下来。
对对方提出的问题应耐心倾听；表示意见时。除非不得已，应让他能适度地畅所欲言。否则不要插嘴。期间可以通过提问来探究对方的需求与问题。注重倾听与理解、抱有同理心、建立亲和力是有效电话沟通的关键。接到责难或批评性的电话时。并向其表示歉意或谢意，应委婉解说。不可与发话人争辩。电话交谈事项。将事项完整地交待清楚，应注意正确性。以增加对方认同，不可敷衍了事。
如遇需要查寻数据或另行联系之查催案件。若查阅或查催时间较长，应先估计可能耗用时间之长短。最好不让对方久候，应改用另行回话之方式，并尽早回话。以电话索取书表时，应即录案把握时效，尽快地寄达。
七、挂电话前的礼貌
要结束电话交谈时。然后相互客气地道别，一般应当由打电话的一方提出。应有明确的结束语，说一声“谢谢”再见再轻轻挂上电话，不可只管自己讲完就挂断电话。